Gerardo Rentería Blog

4/14/2024

Creating data sets to use in reports with a very practical wizard 🧙‍♂️

Creating data sets to use in reports with a very practical wizard 🧙‍♂️ (English version)

Creando los conjuntos de datos para utilizar en informes con un asistente muy práctico 🧙‍♂️

Me gustaría recordar el siguiente asistente que nos ayuda a crear conjuntos de datos que podemos usar para crear informes en Excel, Power BI u otra herramienta que pueda tomar como origen de datos un servicio web OData.

Recordar: Si podemos usar una página tipo API por motivos de rendimiento y estabilidad, siempre será la mejor opción.

Volvamos al asistente, éste se llama «Configuración de datos de informe» y lo accedemos desde la página de Servicios Web, a través del botón «Crear conjunto de datos».

En el asistente tenemos 3 opciones.

Crear un nuevo conjunto de datos

Si seleccionamos esta opción, debemos escribir un nombre para este nuevo conjunto de datos (nombre del servicio), y el origen de los datos que puede ser una página o una consulta (query).

En este ejemplo seleccionaremos la página 89 de Lista de Proyectos.

En esta página vemos opciones como la de abrir en Excel los campos seleccionados. Podemos elegir y seleccionar los campos que deseamos visualizar. Y también podemos aplicarle filtros y por último publicarlo.

En la página de filtro como vemos a continuación, podemos aplicar filtros a los campos y también por totales. En este ejemplo, vamos a filtrar por el responsable llamado «Desiré».

Si seleccionamos la opción de publicar, vemos el mensaje de que se ha creado correctamente, con el URL creado.

Si seleccionamos la opción de Excel, se descarga un archivo Excel, cuando abrimos el archivo, tenemos que darle «habilitar edición».

Entonces, podemos ver que se ha creado la conexión de Excel con Business Central a través del servicio web, y visualizamos los resultados: los proyectos donde el responsable es Desiré.

Si queremos visualizar el nuevo servicio web en la página de Servicios Web de Business Central, le damos a la opción «volver a cargar».

Vemos ahora el servicio web creado.

Como indicamos anteriormente, este servicio web podemos usarlo como origen de datos para diferentes herramientas, en este ejemplo, vemos los resultados desde Postman.

Crear una copia de un conjunto de datos existente

Si seleccionamos esta opción, debemos en primer lugar seleccionar el servicio web, origen de la copia.

Buscamos y seleccionamos el servicio web de origen, en este ejemplo, elegimos el servicio web creado anteriormente.

Escribimos el nombre del nuevo servicio web, en este ejemplo, seleccionaremos otro responsable.

Por lo que, cambiaremos el filtro por el nombre de la nueva responsable.

Al publicarlo, lo vemos ya creado en nuestro listado de servicio web.

Y como el anterior caso, lo visualizamos desde Postman.

Editar un conjunto de datos existente

Si seleccionamos esta opción, debemos buscar y seleccionar el servicio web que deseamos modificar.

Lo seleccionamos. En el caso del ejemplo, seleccionaremos el último creado.

Y le agregaremos algunas columnas adicionales.

Como los casos anteriores, vemos el resultado a través de Postman, con los nuevos campos agregados.

De esta manera ágil e intuitiva, se pueden crear los orígenes de datos necesarios para un reporte de Power BI, o alguna otra herramienta que lo requiera.

Espero que esta información te ayude.

Creating data sets to use in reports with a very practical wizard 🧙‍♂️

I would like to remind you of the following wizard that helps us create data sets that we can use to create reports in Excel, Power BI or another tool that can take an OData web service as a data source.

Remember: If we can use an API type page for performance and stability reasons, it will always be the best option.

Let’s go back to the wizard, this is called «Reporting Data Setup» and we access it from the Web Services page, through the «Create Data Set» button.

In this wizard, we have 3 options.

Create a new data set

If we select this option, we must write a name for this new set of data (service name), and the source of the data, which can be a page or a query.

In this example we will select page 89 of Job List (Project List).

On this page we see options such as opening the selected fields in Excel. We can pick and select the fields we want to view. And we can also apply filters and finally publish it.

On the filter page as we see below, we can apply filters to the fields and also by totals. In this example, we are going to filter by the person responsible named «Lina».

If we select the publish option, we see the message that it has been created successfully, with the URL created.

If we select the Excel option, an Excel file is downloaded, when we open the file, we have to click «enable editing».

Then, we can see that the Excel connection with Business Central has been created through the web service, and we visualize the results: the projects where LINA is responsible.