Sales: About quote expiration policy (English version)
Ventas: Acerca de la política de vencimiento de las ofertas
Algunos de los beneficios de agregar una fecha de vencimiento a las ofertas de venta serían:
- Nos brinda la posibilidad de negociar un nuevo precio. Los productos y servicios cambian con el tiempo, así como también los costos pueden verse incrementados, por lo que un nuevo precio de venta es totalmente válido. La existencia de esta fecha en las ofertas de venta nos permite analizar un precio opcional cuando haya vencido.
- Nos aseguramos que la oferta esté actualizada con las necesidades del cliente, con el tiempo pueden cambiar los requerimientos del cliente, por lo que es válido actualizarlo.
- Genera una sensación de urgencia en el cliente al verse con una fecha final de validez de la oferta antes de la cual debe responder.
¿Cuántos días de validez debemos darle a la oferta? No existe una regla, depende los productos y/o servicios que se ofrezcan, pero diría que habitualmente serían unos 30 días.
Business Central nos permite aplicar esta buena práctica:
Configuración del cálculo de la validez de la oferta de venta
En la configuración de ventas y cobros tenemos una opción llamada «Cálculo de validez de la oferta» de tipo de dato DateFormula que nos ayudará a completar automáticamente el campo de fecha final de validez de la cotización de venta tomando como referencia la fecha de documento de la misma.
Campo de fecha de validez de la oferta de venta
En las ofertas de venta tenemos la «fecha final de validez de la oferta», la cual puede completarse manualmente o automáticamente si se ha configurada la opción en la configuración de ventas y cobros. Se aplica el cálculo configurado incrementando la fecha de documento.
Reporte de eliminación de ofertas de venta caducadas
Tenemos la posibilidad de eliminar las ofertas de ventas caducadas cuando lo deseemos, por motivos de limpieza, mantenimiento de la empresa o por reglas internas.
Accedemos a la opción desde el listado de ofertas de venta, desde el menú acciones y oferta.
También accedemos al reporte desde la página de administración de datos, desde el menú de limpieza de datos y archivos de documentos.
Si hemos habilitado también la opción de archivar ofertas desde la configuración de ventas y cobros, entonces las ofertas eliminadas serán archivadas por lo que tendremos la posibilidad de restaurarlas si es que el cliente lo requiere.
Ejemplo
En configuración de ventas y cobros vamos a configurar el campo de «Cálculo de validez de la oferta» en 1M (1 mes)
En la oferta de venta 1001, actualizamos la fecha de documento y vemos que el campo de fecha final de validez de la ofertas se actualiza en 1 mes en adelante a la de la fecha de documento. Como comentamos esta fecha también se puede modificar manualmente.
Si consideramos la siguiente fecha de trabajo.
Se visualiza que existe una oferta de venta caducada marcada de color rojo.
Si deseamos borrarla, procedemos a ejecutar el reporte y le indicamos la fecha máxima de validez.
Identifica la oferta caducada y nos pregunta si deseamos eliminarla, y posteriormente nos muestra la cantidad de ofertas eliminadas.
Quedando como resultado la oferta de venta vigente y aún válida.
Espero que esta información te ayude.
Sales: About quote expiration policy
Some of the benefits of adding an expiration date to sales quotes would be:
- It gives us the possibility of negotiating a new price. Items and services change over time, as well as costs may increase, so a new sales price is totally valid. The existence of this date in the sales quotes allows us to analyze an optional price when it has expired.
- We make sure that the quote is updated with the customer’s needs, over time the customer’s requirements may change, so it is valid to update it.
- It generates a sense of urgency in the customer, they see a final validity date for the quote before which they must respond something.
How many days should we give the quote validity? There is no rule, it depends on the items and/or services offered, but I would say that it would usually be about 30 days.
Business Central allows us to apply this good practice:
Configure quote validity calculation option
In the sales and receivables setup we have an option called «Quote validity calculation» of DateFormula data type that will help us automatically complete the quote expiration date field of the sales quote taking the document date as a reference.
«Quote Valid to Date» Field in Sales Quote
In sales quote we have the «quote valid to date», which can be completed manually or automatically if the option has been configured in the sales and receivables setup. The configured calculation is applied by incrementing the document date.
Delete Expired Quotes report
We have the possibility to delete expired sales quotes whenever we wish, for cleaning reasons, company maintenance or internal rules.
We access the option from the list of sales quotes, from the actions and quote menu.
We also access the report from the data administration page, from the data cleanup and document archives menu.
If we have also enabled the option to archive quotes from the sales and receivables setup, then the deleted quotes will be archived so we will have the possibility of restoring them if the customer requires it.
Example
In sales and receivables setup we are going to configure the «quote validity calculation» field in 1M (1 month)
In Sales Quote 1001, we update the document date and see that the Quote Valid End Date field is updated 1 month ahead of the document date. As we mentioned, this date can also be modified manually.
If we consider the following work date.
It is displayed that there is an expired sales quote marked in red.
If we want to delete it, we proceed to execute the report and indicate the maximum validity date.
It identifies the expired quote and asks us if we want to delete it, and then shows us the number of deleted quotes.
The result is only the current and still valid sales quote.
I hope this information helps you.
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Gerardo Rentería Blog 
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